Assembler®: tool per la registrazione dei partecipanti all’Assemblea generale
Per l’Associazione Italiana Traduttori e Interpreti (AITI), di cui sono socio, ho messo a punto un tool Excel programmato in Visual Basic for Applications (VBA) per la registrazione dei soci partecipanti all’Assemblea, che ho chiamato Assembler®. VBA è il linguaggio con cui si possono programmare macro per le applicazioni Office di Microsoft. Non sempre le macro vengono realizzate per funzioni puramente ripetitive, ma anche per realizzare veri e propri programmi completi.
In questo articolo descrivo alcune funzionalità di Assembler®.
Assembler® doveva possedere i seguenti requisiti per registrare le presenze/uscite nelle assemblee erano:
- nessuna necessità di installare software particolari
- estrema facilità d’uso e affidabilità
- nessuna necessità di salvare manualmente il file
- estrema velocità nel disbrigo delle operazioni di registrazione
- possibilità di aggiungere o chiudere postazioni di registrazione in qualsiasi momento
- esclusione di errori tramite routine interne
- annotazione delle entrate/uscite con data e ora
- aggiornamento in tempo reale del conteggio delle presenze/deleghe
- funzione di ricerca per nominativi dei soci presenti
- facilità di stampa per allegare il file delle presenze al verbale
La base dati è costituita da un file Excel estratto dell’annuario dei soci, dal quale vengono importati automaticamente i dati significativi: nome, cognome, sezione di appartenenza, categoria di socio, n. di tessera.
Restrizioni
- Max. 3 deleghe per socio
- Sindaci e probiviri non possono avere deleghe
- L’uscita di un socio prima della chisura dell’assemblea deve essere registrata. Tutte le sue deleghe devono essere annullate nello stesso istante.
- Il socio uscente può lasciare una delega a un socio presente, che non deve avere più di 3 deleghe e non può essere un sindaco o proboviro. Queste stesse condizioni si applicano anche all’eventuale nuovo delegato, se esce prima della chiusura dell’assemblea.
Routine di controllo automatico
- Garantire la completezza dei dati inseriti (tutti i campi obbligatori devono essere compilati)
- Impedire registrazioni ridondanti
- Impedire la registrazione in uscita di un socio non presente
- Impedire la registrazione della delega a un socio non presente
- Impedire la registrazione di più di 3 deleghe per ogni socio o più di 1 delega per soci in uscita
- Impedire la registrazione di deleghe di sindaci e probiviri
Le operazioni al desk ammissioni sono ridotte al minimo: i soci comunicano il proprio nome e cognome e le eventuali deleghe. La registrazione avviene tramite una maschera di immissione che, con pochi passaggi obbligati, non lascia spazio ad errori. Ciò consente di snellire al massimo la registrazione dei soci.
Digitando le prime lettere del cognome nell’apposito campo, il cognome si autocompila automaticamente oppure lo si può selezionare dal menu a tendina. Una volta inserito il cognome, il nome compare automaticamente nel rispettivo campo. In caso di omonimia è possibile selezionare il nome corretto. Una volta inseriti i dati del socio presente si passa all’inserimento delle deleghe. In AITI il numero massimo di deleghe è 3 per ogni socio. I sindaci e i probiviri non possono assumere deleghe, per cui se si inserisce il loro nominativo compare un messaggio che avvisa dell’impossibilità di inserire deleghe. Ad ogni inserimento compare un messaggio a video del nominativo e delle deleghe inseriti.
Una volta chiusi i termini di ammissione, si chiudono anche le operazioni di registrazione e si passa a finalizzare il file.
Se le postazioni aperte sono più di una, con l’apposita funzione si devono unire i file di tutte le postazioni su un unico pc. Durante questa fase la macro controlla automaticamente che non siano presenti doppie o triple registrazioni di soci presenti o di deleghe. In tal caso, al termine della routine di controllo compare un messaggio che elenca gli errori. Nel file unito le registrazioni plurime sono evidenziate in giallo.
Se non ci sono errori, o se sono stati rimossi, il file viene finalizzato e si possono registrare gli eventuali soci in uscita. La maschera per registrare le uscite è molto simile a quella delle ammissioni, ma contiene un solo campo per le deleghe anziché tre. Questo perché un socio in uscita può dare la propria delega a un solo socio presente.
Al termine, Assembler® può essere conservato come file e contiene tutti i dati relativi a soci presenti, deleghe, tempi di entrata/uscita.
Con un tasto apposito è possibile stampare tali dati e allegarli al verbale dell’assemblea.
La figura sottostante riproduce la pagina dei totali.
Porzione di codice VBA che annulla le deleghe di un socio in uscita inserendo nella cella Esce + data e ora.
